KEP numarası nedir? KEP numarası nerede yazar, nasıl öğrenilir?
KEP numarası, firmalar için Vergi Kimlik Numarası ile bireyler için ise T.C. kimlik bilgileri ile ilişkilendirilerek oluşturulur ve bu adres üzerinden yapılan her türlü yazışma, sistemsel olarak izlenebilir, saklanabilir ve gerektiğinde tekrar erişilebilir.
KEP NUMARASI NEDİR?
KEP numarası, Kayıtlı Elektronik Posta sistemine ait kullanıcı adreslerinin tanımlanmasını sağlayan özel bir elektronik posta adresidir ve resmi yazışmaların güvenli, yasal geçerliliği olan şekilde yürütülmesi amacıyla kullanılır. Türkiye’de 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile yasal zemine oturtulan bu sistem, kurumlar ve bireyler arasında yapılan dijital iletişimin delil niteliği taşımasını sağlar. KEP adresleri standart bir formatta oluşturulur ve kullanıcı adı ile “@kep.tr” uzantısından oluşur.
Bu numara ya da adres, tıpkı bir e-posta adresi gibi görünse de, teknik altyapısı itibarıyla çok daha güvenlidir ve gönderilen her mesaj sistem tarafından zaman damgasıyla kayıt altına alınır. Böylece hem gönderici hem de alıcı açısından mesajın içeriği, gönderim tarihi ve alındığına dair bilgiler hukuki açıdan geçerli hâle gelir.
KEP sisteminde kullanılan bu adres numarası, özellikle kamu kurumlarıyla yapılan yazışmalarda, ticari belgelerin iletilmesinde ve sözleşme gibi belgelerin karşı tarafa gönderilmesinde güvenilir bir iletişim kanalı olarak tercih edilir. Ayrıca KEP adresi aracılığıyla yapılan işlemler, ispat yükümlülüğü gerektiren durumlarda mahkemelerde geçerli delil olarak sunulabilir.
KEP NUMARASI NASIL ÖĞRENİLİR?
KEP numarasını öğrenmek isteyen kişi ya da kurumlar, bu bilgiye hizmet aldıkları KEP sağlayıcısı aracılığıyla ulaşabilir. Türkiye’de Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş çeşitli özel KEP hizmet sağlayıcıları bulunmaktadır ve bu firmaların web sitelerinde, kullanıcıların KEP adreslerini sorgulayabilecekleri alanlar yer alır. KEP numarası bir e-posta adresi formatında olduğu için kullanıcıya ait ad-soyad veya şirket adı ile ilişkilendirilmiş olarak sistemde kayıtlıdır.
Kişi veya kurum, daha önce kendisi adına oluşturulmuş bir KEP adresi olup olmadığını öğrenmek istiyorsa, kimlik bilgileriyle başvurarak sağlayıcılardan destek alabilir. Bu işlem kimlik doğrulaması gerektirdiği için şahsen başvuru ya da e-Devlet gibi güvenli kanallar üzerinden yapılması gerekir. Eğer daha önce bir KEP adresi oluşturulmadıysa, yeni bir KEP hesabı açılması için başvuru yapılması gerekir. KEP adresini unutanlar veya hatırlamayanlar da hizmet aldıkları sağlayıcının müşteri hizmetleri üzerinden gerekli doğrulamaları yaptıktan sonra tekrar adres bilgisine ulaşabilirler.
Bazı şirketler ise kamuya açık şekilde KEP adreslerini web sitelerinde iletişim bilgileri arasında yayınlamaktadır. Böylece kurumsal KEP numarasına ihtiyaç duyan kişi ya da kurumlar, bu bilgilere internet üzerinden doğrudan erişebilir. Elektronik belge gönderimi ve yasal bildirimlerde karşı tarafın doğru KEP numarasının kullanılması zorunlu olduğu için bu bilginin eksiksiz ve doğru şekilde öğrenilmesi büyük önem taşır.
KEP NUMARASI NEREDE YAZAR?
KEP numarası, kayıtlı elektronik posta sistemine ait belgelerde, yazışma ekranlarında ve hizmet sağlayıcıların kullanıcı panellerinde açık şekilde yer alır. Bu numara ya da adres, standart bir e-posta formatında olup “kullaniciadi@kep.tr” şeklindedir ve yapılan her resmi yazışmada gönderici ya da alıcı bilgisi olarak belgenin üst ya da alt kısmında belirtilir. Eğer taraflar arasında elektronik ortamda belge paylaşımı yapılmışsa, ilgili KEP adresi hem gönderilen e-postanın başlık bilgilerinde hem de sistemin otomatik oluşturduğu teslim raporlarında açık şekilde görülebilir.
Aynı zamanda e-Devlet üzerinden KEP hesaplarına erişim sağlanıyorsa, bu platformda oturum açıldıktan sonra kullanıcıya ait aktif KEP adresi de görüntülenebilir. Kurumlar için düzenlenen ticaret sicil gazetelerinde veya kurumsal internet sitelerinin iletişim bölümlerinde de KEP adresi yer alır. Bu sayede karşı taraf, belge göndermek ya da yazışma başlatmak için ihtiyaç duyduğu adrese kolaylıkla ulaşabilir.
KEP adresi, resmi belge oluşturulurken sistem üzerinden doğrudan seçildiği için belge taslaklarında ya da sistem arayüzünde de görünür. Özellikle firmalar ve kamu kurumları, yazışmalarda güvenliği ve geçerliliği sağlamak amacıyla bu adresi aktif olarak kullanır ve ilgili belgelerde KEP numarasının eksiksiz biçimde belirtilmesine özen gösterir.
KEP NUMARASI NE İŞE YARAR?
KEP adresi üzerinden yapılan tüm yazışmalar hukuki olarak geçerli kabul edilir. Mesajın gönderildiği, alındığı ve okunup okunmadığı sistem tarafından kaydedilir ve ispat aracı olarak kullanılabilir.
