İzmir kağıdı kalemi bırakacak!

İzmir Büyükşehir Belediyesi (İBB) ‘kağıtsız ofis’ uygulamasına geçmek üzere düğmeye bastı. Belediye yetkilileri, 2013'te İzmir Büyükşehir Belediyesi'nin tüm birimlerinde kağıt, zaman ve emekten tasarruf edilecek olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) geçileceğini açıkladı. Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılmasını, dolayısıyla vatandaşların belediyeden daha nitelikli hizmet almasını sağlayacak.

Başbakanlık’ın 'kamu kurumlarının elektronik belge yönetim sistemi yazılımını kullanmasını zorunlu hale getiren' genelgesi uyarınca gerekli altyapı çalışmalarını sürdüren İBB, analiz ve kuruma uyarlama aşamasında olan sistemi Türkiye’de uygulayacak ilk belediyelerden biri olacak.

Elektronik belge yönetimi sistemi, geleneksel iş akış modelinden oldukça farklı bir biçimde, kurumsal iletişimin tamamen ağ üzerinde sürdürülmesine olanak sağlayacak. Yeni sistemle işlemler daha kısa sürede sonuçlandırılacak, postalama işlemleri için harcanan emek, bütçe ve çalışma süresinden tasarruf elde edilecek.

EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak.